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展会活动策划需要把握的要点及策划流程

大红鹰注册会员送35来源:天津广告公司 时间: 2020-04-26

大红鹰注册会员送35在参加展会后,需要制作一个展会的活动策划,在策划展会活动时,首先要保证展会的动态性,详细的了解整个展会事件的变化,并进行协调,其次要局别协同性,每一个步骤都需要环环相扣,还需要保证展会策划的整体性。策划一个展会,需要先做好市场调研,制定完整的策划方案,并确定参加人员在进行培训,准备好展会所需要的的物料等,下面详细的为大家介绍下。

一、展会活动策划需要把握的要点

1、动态性

动态性是根据系统总是处于运动、变化的客观存在的特性,在动态过程中,做好展会策划工作。会展项目作为一个系统,具有鲜明的开放式运作管理的特点,随时与外界发生能量、物质、信息、知识的交换,会展项目运作过程中必然会受到内外环境不确定性要素的影响,在强调展会策划系统的时候应该时刻关注系统的变化,并且及时调整相关的计划,以保证系统的运行顺利应对变化,实现较终目标。

大红鹰注册会员送352、协同性

大红鹰注册会员送35会展项目的各个独立的子项目之间涉及的各种管理要素、管理对象以及运用的管理方法,都需要通过策划的系统性原则形成一种互动协作的状态,才能使得展会策划发挥资源的聚变效应,调动一切可以调动的各种优势因素共同为会展目标服务。

3、整体性

大红鹰注册会员送35展会策划有全局观点,有一个系统的统筹规划,全面安排。整体性目标就是提高会展管理项目系统的整体效率,重视系统的集成功能,形成设计科学、运行高效的工作流程,如立项、前期准备、会展实施、现场运营、评估和总结等,以及在这个流程中的资源分配和组织等。

二、展会策划的流程

1、市场调研

不同的展会有不同的主办方和承办方,有的是政府机构主导,有的是民间组织发起,不同的展会活动有不同的影响力,不同的展位的价格是怎样,现场人流量有多少,参与企业有多少家,要对不同的展会做好市场调研,选择效果的几家展会去参加就可以了。

2、制定方案

大红鹰注册会员送35确定参与展会后,就需要制定详细的活动方案,包括参展活动的主题、流程、目的、时间、参展范围、展示品、会展活动、布置方案、差旅方案、现场人员、预算、宣传通稿等。

大红鹰注册会员送353、确定人员并培训

根据活动规模选择具体要带的人数,比如小型展位,带3人左右即可,一个领导+两名员工,分别负责物料摆放、商务接待、合作洽谈等事宜,但如果展位较大,还准备了其他环节,就要多带一些人员,去负责不同的事务。另外,对于展会现场的接待和咨询,要对员工做好专门的话术培训,展现更好的企业形象。

4、物料准备

大红鹰注册会员送35制作好相关海报、准备易拉宝、X展架、横幅、彩球、宣传手册、名片、DM单、展会宣传片、招商手册、客户参展邀请函、企业会刊、登记手册、参展产品等,如果要布置舞台,还要准备相应的配套设施如灯光、音响、摄像头、耳麦等,还要邀请表演人员和主持人。

5、展台布置及展示

对于企业来说,展会是一个很好的进行产品展示、吸纳经销商、寻求合作的平台,所以就算展会行业越发不景气,但依然有部分企业会花费几十万甚至上百万预算去参加展会。在展会现场,大部分企业的布置方式较为传统,一张咨询台,然后摆放好货架展示产品,在摆放几张桌椅方便客户过来进行商谈,还有就是将各类小礼品醒目的摆放在咨询台上,方便发放给前来参展的游客(前提是扫码关注公众号)。

6、商务洽谈

涉及到商务洽谈环节,要做好相关的接待工作,比如核心客户过来,是否要安排相应的差旅和住宿饮食,然后现场的话,要涉及到登记、咨询、引导、客户接送等服务,对于其他潜在客户,也要做好相应的商务礼仪,由企业高层出面会见和洽淡,发放好企业相关的纪念品等。

7、媒体宣传

一方面,展会本身会通过电视、报纸、广播、杂志、专业垂直媒体、门户网站等渠道对展会进行多方面的预热,那么企业可以通过与组委会达成合作,在宣传通稿、展览资料中进行品牌露出,达到预热的宣传效果。

大红鹰注册会员送358、活动预算

参加展会的整个预算要看具体活动方案的大小,有的企业可能花费几万元就搞定了,而有的企业则会花费几十万甚至上百万。会展活动的预算主要包括以下几个方面:展位费用、交通出行、参展礼品、特色活动、兼职人员工资、住宿费、餐饮费、宣传资料印刷费、活动物料采购、媒体宣传费等。

9、活动评估和复盘

会展活动结束后,要对活动整体进行数据整理和总结,比如接待了多少客户、联系到了多少潜在客户、微信公众号涨粉数、媒体发稿数量、品牌露出数据、会展活动软文阅读数等,都要做好记录并存档,然后对活动的整体效果进行总结,寻求可优化的方案,方便下次呈现出更好的展会效果。

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